Как вывести список сотрудников в 1С?
Отправить эту статью на мою почту
Материал в статье будет посвящен вопросу как можно вывести список сотрудников в 1С ЗУП. Данная информация при осуществлении деятельности организации может потребоваться, к примеру, отделу кадров, бухгалтерии и прочим службам. На основе этих данных также возможно проведение какого-либо анализа. Программа 1С ЗУП позволяет сформировать различные списки сотрудников. Это может быть список работающих сотрудников на определенную дату или же список уволенных сотрудников и пр. Также есть возможность формировать списки с дополнительной информацией, такой как паспортные данные, датой рождения. Как правило, если речь идет о получении информации в виде списка, то для этого необходимо сформировать соответствующий отчет в программе.
Настрою вашу 1С. Опыт с 2004 года. Подробнее →
Первым рассмотрим, как сформировать отчет, который покажет список работающих сотрудников на конкретную дату. Перейдем в раздел программы “Кадры” и выберем пункт “Кадровые отчеты”. В открывшейся форме с отчетами и справками выбираем отчет “Штатные сотрудники”.
В шапке отчета указываем дату – можно выбрать конец периода, либо указать произвольную дату и выбираем организацию, если их несколько в информационной базе. И нажимаем “Сформировать”. Сформированный отчет будет выглядеть следующим образом.
В стандартном варианте отчет мы видим группировку сотрудников в разрезе подразделений и большое количество колонок с информацией. Нажав на кнопку “Настройки” в шапке отчета есть возможность изменить его внешний вид. В подвале формы настроек выбираем вид “Расширенный” и переходим на закладку “Поля и сортировка”. Здесь в левом окне можно отметить те поля, которые будут выведены в отчет, а в правом окне установить порядок сортировки.
Далее перейдем на закладку “Структура” и изменим структуру отчет. Выведем список сотрудников без группировки по подразделениям. Для этого перетащим “Детальные записи” на поле “Организации”, а у поля “Подразделение” уберем галочку.
После чего нажимаем “Закрыть и сформировать”. Измененный отчет будет иметь уже следующий вид.
Вторым рассмотрим отчет “Личные данные сотрудников”. Данный отчет также находится в кадровых отчетах. Открыть его можно и из первого отчета по кнопке “Выбора варианта отчета”.
В шапке также укажем дату и выберем нужную организацию. В настройках на закладке “Поля и сортировка” по кнопке “Добавить” можно осуществить добавление новых полей личных данных сотрудника, к примеру, семейное положение. Отчет со стандартными настройка будет выглядеть следующим образом.
И последний рассматриваемы в рамках статьи отчет “Уволенные сотрудники”. Отчет позволяет получить список уволенных сотрудников организации с датой увольнения. Настройка отчета осуществляется аналогично двум предыдущим.
Следует обратить внимание, что отчет покажет уволенных сотрудников на установленную в шапке дату.
Измененные структуры отчетов можно сохранять и в последующем уже работать с отчетами, настроенным под себя.
Источник
Как в программе Зарплата и управление персоналом 3.1 сформировать список сотрудников.
В процессе работы у кадровика либо бухгалтера часто возникает необходимость сформировать список сотрудников компании по каким-либо определенным критериям. Рассмотрим самые популярные варианты: например, руководитель поставил задачу кадровику предоставить перечень сотрудников с личными данными (дата рождения, паспортные данные, ИНН, Снилс). При правильном ведении учета и заполнения личных карточек сотрудников все эти данные можно оперативно сформировать в программе. Заходим в раздел Кадры-Кадровые отчеты-Личные данные сотрудников.
В открывшейся форме нужно установить отбор по дате, организации (в случае если в базе их несколько), далее нажимаем кнопку Настройка, здесь мы можем добавить отборы по сотрудникам, если нужны не все, либо по должностям. Для настройки вывода необходимых параметров переключаем Вид на расширенный
Переходим на вкладку Поля и сортировка, галочками отмечаем необходимые значения для вывода в отчет.
Далее нажимаем Закрыть и сформировать. Проверяем результат.
Если список сформировался с ФИО не в алфавитном порядке, то потребуется сделать дополнительную настройку. В разделе Настройки-Дополнительные Настройки:
Указать необходимые приоритеты для формирования отчетов.
Рассмотрим следующую задачу. Бухгалтеру нужно сформировать список работающих физических лиц с номерами телефонов и адресами электронных почт. Эти данные так же хранятся в карточке сотрудника, чтобы вывести общий список заходим в Кадры-Кадровые отчеты-Контактная информация сотрудников.
Принцип работы с отчетом аналогичен предыдущему случаю, устанавливаем даты формирования отчета, выбираем организацию, идем в настройке, задаем необходимые параметры. Проверяем сформировавшийся отчет. В список попадут те сотрудники, у которых требуемые данные заполнены в личной карточке.
Так же может возникнуть потребность в отчете по занимаемым должностям и условиям труда для анализа данных руководителю. Под эти нужды есть отдельный отчет, находится он так же в списке кадровых отчетов, называется Штатные сотрудники. Схема формирования однотипная, через настройки задали нужные отборы:
Сформировали, распечатали либо сохранили на ПК, так же если настроена учетная запись для отправки писем из программы, то можно полученный отчет сразу отправить адресату.
Сейчас разберем более нестандартные запросы, к примеру, поступил запрос сверху предоставить список сотрудников, уволенных за 2018-2019г. Для выполнения задачи есть несколько вариантов: для начала можно сформировать одноименный отчет из списка кадровых отчетов-Уволенные сотрудники
В открывшейся форме отчета переходим в настройки и устанавливаем отборы по дате увольнения: больше либо равно 01.01.2018 и меньше либо равно 31.12.2019, нажимаем закрыть сформировать
Таким образов в отчет попадут все уволенные за период с 2018 по 2019г.
Эти же данные можно вывести через отчет Кадровые изменения.
В шапке отчета задаем требуемый период 01.01.2018 по 31.12.2019г, переходим в настройки и устанавливаем Вид события-увольнение.
Полученный результат будет соответствовать предыдущему отчету, вопрос выбора отчета в данном случае остается на усмотрение пользователя.
В заключении рассмотрим еще один быстрый и простой способ формирования отчета по кадровым данных сотрудников. Заходим в раздел Кадры-Сотрудники, в этой форме переходим по кнопке Еще-изменить форму
отмечаем пункты, которые необходимы нам в отчете, далее нажимаем Применить
Затем снова кнопка Еще-вывести список-ОК.
Полученный результат сохраняем либо распечатываем.
Так же напоминаем, что периодически необходимо актуализировать персональные данные сотрудников, такие как паспортные данные. В программе реализована дополнительная проверка по ведению учета, при заполненных паспортных данных и дате рождения, при достижении сотрудником возраста смены паспорта в списке сотрудников будет выходить дополнительное предупреждение, для его анализа нужно открыть карточку сотрудника и будет доступно пояснение.
В данном ситуации необходимо связаться с сотрудником и запросить новые паспортные данные и ввести их карточку сотрудника по ссылке Личные данные
Далее по синей ссылке История изменения документа, удостоверяющего личность. Откроется окно для ввода данных по новому документу, затем ОК, Записать и закрыть.
Источник
Рассказ о том, как пошагово настроить структуру типового отчета «Сотрудники организации» и получить список сотрудников за период
Итак, начнем. За основу берем стандартный вариант отчета «Список сотрудников организации» (в ЗУП 3.0 отчет называется «Личные данные сотрудников»), устанавливаем дату отчета (в нашем примере 01.09.2014) указываем Организацию и переходим в настройку структуры варианта отчета.
Шаг 1
Переходим в раздел «Отбор», снимаем стоящий тут отбор «Текущее состояние – не равно – уволен»
После этого в отчете станут видны все сотрудники, которые когда-либо работали в организации вплоть до даты отчета.
Шаг 2
Устанавливаем свой отбор на поле Дата увольнения: «Дата увольнения – больше либо равно – 01.01.2014»
Таким образом, оставляя только тех, кто уволен в течение 2014 года.
Шаг 3
Завершаем настройку отчета, добавляя в него вывод дополнительной информации по сотрудникам, если она требуется в отчете: например, дата приема, дата увольнения или же дата рождения. Если требуется только ФИО сотрудников, то этот шаг можно пропустить.
Стандартный вариант отчета выведет список сотрудников и их табельные номера с группировкой по подразделениям.
Настройка завершена
Нажимаем кнопку «Сформировать», получаем результат. А дальше вы можете «навести красоту», сделав отчет удобочитаемым, и вывести в него ту информацию по сотрудникам, которая вам нужна. Все настройки, которые вы делаете «под себя», можно и нужно сохранять, чтобы не повторять одни и те же действия, тем самым повышая эффективность своей работы. О сохранении отчета чуть ниже, после доведения отчета до совершенства.
Настройки структуры можно делать все сразу, а можно, добавив одну, сформировать результат и посмотреть, получилось ли то, что было нужно, после чего вернуться в настройку структуры и продолжить её изменение. Перечислим те функции, которые требуются чаще всего.
Сгруппировать и добавить поля
В настройках структуры отчета в разделе «Структура отчета» можно настроить необходимые группировки и поля отчета. Например, добавить в поля должность, размер тарифной ставки (если на ее просмотр есть право) или возраст, паспортные данные и т.д.
В разделе группировки можно, например, указать подразделение или же сгруппировать сотрудников по видам занятости и пр.
Нумеровать список
В настройках структуры отчета в разделе «Структура отчета» добавить системное поле «№ п/п» в список колонок отчета. Если в группировках строк присутствует подразделение, то, возможно, захочется видеть количество сотрудников в каждом из подразделений – эту информацию выведет поле «№ в группе».
Упорядочить список
В настройках структуры отчета в разделе «Сортировка» можно указать поле, по которому удобно упорядочить список сотрудников. Например, это может быть ФИО сотрудника (то есть его Наименование), либо Дата приема.
Сохранить вариант отчета
Готовый вариант отчета сохранится в том виде, в котором вы его настроили. Для этого нужно нажать кнопку «Сохранить вариант как» и указать имя варианта. Например, «Список сотрудников за период». Кнопку сохранения вы найдете в правом нижнем углу панели «Настройки». По кнопке «Сохранить вариант» вы сохраните отчет с уже существующим именем.
На этом все. Перечисленные выше настройки может сделать любой пользователь, осваивающий или работающий в программах 1С не первый год. Кстати, это не значит, что, сделав идеальный вариант отчета, можно забыть, как это делается. Вы сможете сделать любой вид отчета, когда это понадобится, проделав несложные шаги по его настройке.
Такой порядок действий вы можете применить к отчету «Списки сотрудников организации» во всех программах 1С, где он есть. В программах новых редакций ЗУП 3.0, БП 2.0, УПП 2.0 порядок действий аналогичен, по-иному могут называться лишь заголовки.
Остальные статьи по работе с этой программой можно найти по тегу «1С:Зарплата и управление персоналом» Если у вас возникают какие-то вопросы или вы хотите увидеть статью на интересующую тему – оставляйте комментарии.
Источник